Trebuie să ai un milion de întrebări în minte. De unde incepi? Care este locatia care se va potriveste cel mai bine cu nevoile voastre? Cine va speaker? Cum trebuie sa organizezi petrecerea de dupa?

Se spune ca un eveniment de succes se planicica cu cel puțin șase luni înainte de data stabilita. (Pentru o conferinta anuala, planificarea ar putea începe chiar si cu un an înainte.)

Nu iti faceți griji! Adevărul este că, chiar dacă organizarea evenimentului anual al companiei este o încercare solicitantă, cu ajutorul profesionistilor in domeniu, munca devine o plăcere.

Am pregătit acest ghid, iar urmarind pașii principali, din start munca va deveni mai ușoară. Pașii nu sunt strict cronologici, dar vă ofera tie si echipei tale o idee pe care să vă concentrați mai întâi.

Sunteți gata să începeți organizarea evenimentului?

---

Pasul 1: Decideți o temă

Fiecare conferință sau eveniment anual al companiei are nevoie de o temă. Care este mesajul unificator pe care îl vor transmite speaker-ii?

Cele mai bune teme sunt atrăgătoare, relatabile și declanșează un răspuns emoțional. Cu siguranta scopul este ca in prima parte a evenimentului - conferinta trebuie să inspire și să stimuleze conversația.

Tema este mai mult decât o uniune pentru toți participanții; aceasta vă va ghida brandul și promovarea, de la proiectarea prezentarii, la crearea de hashtag-uri de social media până la petrecerea in care se sarbatoreste un an productiv.

---

Pasul 2: Construieste echipa și stabileste un buget si un plan

Cu siguranta nu vei organiza singur/ă o conferință întreagă.

Vei avea nevoie de o echipă dedicată de oameni care să își asume responsabilitatea pentru diferite aspecte ale planificării. Echipa de bază va include: persoane responsabile pentru a gasi toti furnizorii, crearea bugetului, planificarea in detaliu a conferintei, planificarea petrecerii.

Sarcina principală va fi coordonarea echipei, stabilirea priorităților și delegarea sarcinilor.

---

Pasul 3: Stabiliți o dată

Acum este timpul să vă decideți când va avea loc conferința.

Iată 3 sfaturi de care trebuie să ții cont:

1. Alegeți o dată care nu intră în conflict cu alte evenimente majore.

2. Evitați perioadele de vacanță de vară și de iarnă când oamenii tind să plece în vacanță.

3. Organizeaza evenimentul in timpul saptamanii, astfel incat să te asiguri ca participanții iși pot pastra weekend-ul pentru activitati in familie.

Setarea unei date vă va oferi un punct fix pentru a stabili deadline-uri si pentru a vă planifica mai bine pregătirile.

---

Pasul 4: Rezervați locatia in care se va desfasura evenimentul

După ce ati setat data, puteti începe să căutați locuri disponibile care să corespundă cerințelor.

Iată câțiva factori de luat în considerare atunci când căutați locul potrivit:

- Dimensiune: Rezervarea unui loc prea mic unde toată lumea trebuie să se strecoare într-o cameră minusculă este în mod clar o idee nu foarte buna.

Alege o locatie versatila care poate fi transformata prin asezarea scaunelor.

Atmosferă: este crucial ca atmosfera locului să se potrivească publicului și temei alese.

Facilități: Locul are amenajarea corespunzătoare pentru ca in acelasi loc sa se poate desfasura si conferinta si petrecerea?

Catering: Locatia are inlus serviciul de catering?

Transport: Cât de ușor este pentru participanți să ajunga la eveniment? Există locuri de parcare pentru cei ce vin cu masina?

Aspecte tehnice: Locul are echipamente IT, audio și video potrivite? Veți avea nevoie de ecrane de proiecție, microfoane, etc.

---

Pasul 5: Program

Crearea unui program este esențială, pentru că, în orice eveniment mare a unei companii este important ca invitații să fie inspirați, să se simtă apreciați și să incununeze un an de reușite.

Partea de entertainment este la fel de importantă, pentru că trupa sau dj-ul ales da tonul petrecerii.

---

Pasul 6: Folow-up după eveniment

După ce s-a încheiat evenimentul, mai e puțin de lucru, astfel încât următorul să fie mai bun.

Ideal ar fi ca fiecare persoană implicată să se simtă apreciată pentru participare și eforturi: echipa, speaker-ii și, desigur, participanții. Un e-mail de follow-up este esențial, iar această curtoazie comună, poate aduce noi conexiuni.

Colectați feedback: această este ocazia perfectă de a află părerea oamenilor despre eveniment și ce s-ar putea face mai bine în viitor.

---

Într-un final, asocierea cu profesioniști în domeniu, aduce cu sine doar avantaje. Este important ca locația în care organizezi evenimentul să ofere tot suportul necesar, iar profesionalismul se vede încă de la prima interacțiune.

De la primul eveniment organizat în Centrul de Evenimente Buness - VENUE, nevoia voastră a fost pusă pe primul plan, asigurând locației tot ce are nevoie pentru ca un eveniment să fie memorabil.

---

Află mai multe despre evenimentele corporate organizate la VENUE aici.